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檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)

發(fā)布時(shí)間:2021-12-07 閱讀量:63

12.6檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì).jpg

一、節(jié)省存儲(chǔ)空間,改善辦公環(huán)境

以往的紙質(zhì)檔案管理需要占據(jù)大量的鐵柜,大量的文件夾。當(dāng)你需求時(shí)還得一一進(jìn)行尋找,不僅費(fèi)勁,還會(huì)污染辦公環(huán)境,特別是對(duì)紙質(zhì)盒子敏感的群體,是否患有咳嗽和打噴嚏?

而使用電子檔案,節(jié)省管理人員整理時(shí)間、歸檔和存儲(chǔ)紙張所需的空間,對(duì)資源有保存價(jià)值的電子檔案將逐步做到即時(shí)歸檔,這樣將大大提高工作的時(shí)效性,并減少檔案信息歸檔過程的工作量。最重要的是,可以通過擺脫所有混亂來釋放急需的辦公空間!

二、隨時(shí)查找和檢索任何文件

使用電子檔案管理解決方案,只要有權(quán)限都可以立即查找和檢索任何文件,用戶就可以訪問桌面或移動(dòng)設(shè)備以及每個(gè)不同公司辦公地點(diǎn)的文檔。同時(shí),支持全文搜索,不管電子檔案存在哪里或文件名是什么等等這些都不重要。您只需搜索文檔中某處關(guān)鍵詞即可,搜索數(shù)百萬個(gè)文件,只需幾秒鐘內(nèi)便能檢索出您所需要的檔案。

三、使用權(quán)限將始終可用

電子檔案對(duì)企業(yè)來說一大優(yōu)勢(shì)就是保持始終可用。相信大家都會(huì)經(jīng)歷過,放在員工桌面上的文件,經(jīng)常會(huì)因?yàn)閱T工生病或休年假,他們正在處理的文件或者臺(tái)面上的文件聯(lián)系不到、找不到等事件發(fā)生。

而利用電子檔案,不管員工如何變動(dòng),都可以輕松且立即獲得。盡管他們?nèi)毕?,他們?fù)責(zé)的工作流程也可以得到處理,確保電子檔案始終可用。

四、實(shí)現(xiàn)信息共享,集中管理

傳統(tǒng)的檔案管理模式中,各單位的文件檔案信息資源都是獨(dú)立的,就如信息海洋里的一個(gè)個(gè)孤島,無法進(jìn)行統(tǒng)一管理,有時(shí)候容易發(fā)生永久保存原本可能錯(cuò)放或丟失的文檔和信息。

而通過電子檔案,可以把企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)檔案資源整合起來,集中管理,形成一個(gè)統(tǒng)一的利用平臺(tái),實(shí)現(xiàn)信息共享。

綜上所述,以上就是電子檔案對(duì)企業(yè)的幾大作用,相信有使用電子檔案的企業(yè),自然能明白其中的作用及好處。但是,仍然有一些企業(yè)現(xiàn)還依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件系統(tǒng),雖然說“傳統(tǒng)”并不總是意味著“壞”,但是隨著社會(huì)的發(fā)展,企業(yè)還是應(yīng)該迎和這個(gè)新趨勢(shì)才好。

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